IFS関数でラクラク作業!日常で使えるGoogleスプレッドシートの裏技を大公開!


目次

IFS関数とは?

IFS関数は、Googleスプレッドシートで利用できる「条件に基づいて値を返す」ための関数です。スプレッドシートでのデータ分析や日々の作業を効率化するための基本ツールであり、多くの条件に対して複数の結果を返すことが可能です。たとえば、「点数が90以上ならA、70以上ならB、それ以下はC」というように、複数の条件をシンプルに処理できます。

IF関数との違い

IF関数では、1つの条件に基づいて2つの結果を返します。たとえば「○○なら××、そうでなければ△△」といった使い方です。複数の条件がある場合、IF関数を入れ子(ネスト)にして条件を重ねていくこともできますが、式が長くなり、複雑になりやすいです。

一方、IFS関数は、複数の条件に対して結果を設定でき、条件を順番に評価して最初に真となった条件の結果を返します。これにより、複雑な条件分岐もシンプルに記述することが可能です。

2. IFS関数の基本構文とIF関数との違い

まずは、IFS関数の基本的な構文からおさらいしましょう。

=IFS(条件1, 結果1, 条件2, 結果2, ..., 条件N, 結果N)

例:「80点以上ならA、60点以上ならB、40点以上ならC、それ未満ならF」と評価する場合、以下のように設定します。

=IFS(点数>=80, "A", 点数>=60, "B", 点数>=40, "C", TRUE, "F")

ここでの重要なポイントは、TRUEを使って「どの条件にも当てはまらない場合」の結果を指定していることです。IFS関数では、条件が上から順に評価され、最初に真となる条件の結果が返されるため、処理の順序が非常に重要になります。

IF関数との比較

IF関数を同じ条件で使うとすると、次のように書きます。

=IF(点数>=80, "A", IF(点数>=60, "B", IF(点数>=40, "C", "F")))

IF関数をネストすることで同じ結果を得られますが、見ての通り、式が少し複雑になります。これに対してIFS関数は、可読性が高く、管理が簡単です。

3. IFS関数のよくある応用例

IFS関数は、複数の条件を簡単に処理できるため、業務や日常のさまざまなシーンで活用できます。ここでは、よく使われるシナリオをいくつか紹介します。

1. 成績評価システム

学校や研修で成績を評価する場合、IFS関数を使ってスコアに基づく評価を自動で行うことができます。

=IFS(点数>=90, "S", 点数>=80, "A", 点数>=70, "B", 点数>=60, "C", TRUE, "F")

成績の自動化により、時間と労力を大幅に削減できます。特に大量のデータを扱う場合、このような自動評価は大変便利です。

2. 営業成績の評価

営業チームの成果を管理する際に、売上や達成率に応じて「優秀」「普通」「改善が必要」などの評価をつけることができます。

=IFS(売上>=100000, "優秀", 売上>=50000, "普通", TRUE, "改善が必要")

このように評価基準を設定しておけば、営業成績を簡単にモニタリングできます。評価が自動で行われるため、マネージャーや上司は即座に判断が可能です。

3. 在庫管理

在庫の状態をリアルタイムで確認し、「十分」「要補充」「在庫切れ」などのステータスを自動で割り当てることができます。

=IFS(在庫>100, "十分", 在庫>0, "要補充", TRUE, "在庫切れ")

このように、在庫の状態を見える化することで、補充のタイミングを逃さず、業務の効率化が図れます。

4. 家計簿の分類

支出の金額に応じて、支出の大きさを自動分類することができます。

=IFS(金額>=10000, "大きな支出", 金額>=5000, "普通の支出", TRUE, "小さな支出")

家計簿の支出を自動的に分類できれば、日々の支出管理が楽になります。特に忙しい方にとって、こうした自動化は大きなメリットです。

4. 日常で使えるIFS関数のアイデア

IFS関数はビジネスの場面だけでなく、日常生活でも役立つアイデアがたくさんあります。ここでは、日常での使い方をいくつか紹介します。

1. 予定管理

例えば、1日の予定を時間帯に応じて自動分類することができます。これにより、効率的に時間を使うことが可能です。

=IFS(時間<12, "午前の予定", 時間<18, "午後の予定", TRUE, "夜の予定")

時間帯に応じて予定を自動で振り分けることで、スケジュール管理がスムーズになります。これにカラフルなセルを使えば、視覚的にも分かりやすくなります。

2. 食事の選択肢を自動化

その日の気分や栄養価に応じて食事の候補を決める場合、IFS関数で自動化することができます。

=IFS(気分="ヘルシー", "サラダ", 気分="ガッツリ", "ステーキ", TRUE, "パスタ")

これで、食事の選択に迷うことも少なくなり、日常の小さなストレスを軽減できます。
この例は無理がありますかね?

3. 家族のスケジュール管理

家族全員のスケジュールを一目で確認できるように、IFS関数で予定を整理することが可能です。

=IFS(子供の予定="学校", "送り迎え", 妻の予定="買い物", "一緒に行く", TRUE, "自分の時間")

家族全員の予定を把握して、効率よく行動するためのツールとしても役立ちます。

5. IFS関数の注意点と使い方のコツ

IFS関数を使う際には、いくつかの注意点があります。特に、複数の条件がある場合、設定の順序が重要です。順序を間違えると、期待した結果が得られないことがあります。

1. 条件の順序に注意

IFS関数では、上から順番に条件が評価され、最初に真となった条件の結果が返されます。そのため、範囲が広い条件を先に書いてしまうと、それ以降の条件が評価されなくなります。常に、詳細な条件から順に書くようにしましょう。

=IFS(点数>=90, "A", 点数>=70, "B", 点数>=50, "C", TRUE, "F")

2. デフォルト値を設定する

最後にTRUEを設定して、すべての条件に当てはまらない場合のデフォルト値を返すようにすると、エラーを防ぐことができます。

=IFS(点数>=90, "A", 点数>=70, "B", 点数>=50, "C", TRUE, "評価不可")

6. IF関数との組み合わせテクニック

IFS関数を使っても、時にはIF関数との組み合わせが必要になることがあります。特定の条件に基づいてさらに複雑な計算や処理を行いたい場合に、IF関数を併用することで、柔軟な処理が可能です。

1. ボーナスと評価の例

例えば、売上が目標を達成した場合にボーナスを計算し、そのボーナス額に応じて評価を変更したいときは次のようにします。

=IF(売上>=1000000, IFS(ボーナス>=50000, "特別評価付き優秀", ボーナス>=30000, "優秀", TRUE, "普通"), "目標未達")

このように、IF関数で条件をさらに分岐させ、IFS関数で複数の結果を返すことができます。

7. IFS関数をもっと便利に使うためのポイント

IFS関数を活用することで、様々な作業を自動化し、効率を高めることができますが、さらに便利に使うためのポイントをいくつか紹介します。

1. 複数のIFS関数を組み合わせる

時には、1つのIFS関数だけでは処理しきれない複雑な状況に出くわすことがあります。そんな時、複数のIFS関数を組み合わせることでさらに多段階の条件判定が可能になります。

例えば、以下の例では、売上の額に応じて報酬を設定し、さらにボーナスが高ければ特別な評価を追加しています。

=IFS(売上>=1000000, IFS(ボーナス>=50000, "特別評価付き優秀", ボーナス>=30000, "優秀", TRUE, "普通"), TRUE, "目標未達")

このように、段階的に条件を分岐させて複雑なシナリオをカバーすることができます。

2. 他の関数と併用する

IFS関数は、他の関数と組み合わせて使うことで、さらにパワフルなツールになります。特にIFERROR関数やVLOOKUP関数、TEXT関数といったものと組み合わせると、強力なエラーハンドリングやデータの形式変換が簡単に行えます。

例えば、次の例では、IFS関数とIFERRORを組み合わせて、エラーが発生した場合に特定のメッセージを表示するようにしています。

=IFERROR(IFS(売上>=100000, "優秀", 売上>=50000, "普通", TRUE, "改善が必要"), "データが不正です")

この方法を使うと、データの不備や入力ミスがあっても、エラーメッセージをわかりやすく表示できます。

3. 配列関数との組み合わせ

高度なGoogleスプレッドシートユーザーなら、IFS関数を配列関数と組み合わせて使う方法も有効です。これにより、複数のセルを同時に評価したり、複雑な条件を一括で処理することができます。


8. IFS関数と他の関数の併用アイデア

次に、IFS関数を他のGoogleスプレッドシート関数と併用して、さらに便利な使い方を提案していきます。

1. IFS関数とVLOOKUP関数の併用

VLOOKUP関数は、リストやテーブル内のデータを検索するための便利な関数です。このVLOOKUPとIFS関数を組み合わせれば、条件に応じた検索結果を自動で返すことができます。

例えば、商品の売上に応じてランクを付け、そのランクに基づいてボーナスを決定する場合、次のように設定できます。

=IFS(売上>=100000, VLOOKUP(売上, ランク表, 2, FALSE), TRUE, "評価なし")

この例では、売上が10万円以上の場合はVLOOKUP関数でランク表から評価を引き出し、それ以外は「評価なし」と返します。

2. IFS関数とTEXT関数の併用

TEXT関数は数値をフォーマットするために使用されます。IFS関数とTEXT関数を併用することで、条件に応じて表示形式を変更することができます。

例えば、特定の条件で数値をパーセント表示にしたい場合、次のように設定できます。

=IFS(評価="優秀", TEXT(売上, "0%"), 評価="普通", TEXT(売上, "0.0%"), TRUE, "データなし")

これにより、売上の評価に応じてパーセント表示が異なるフォーマットで表示されます。

3. IFS関数とDATE関数の併用

IFS関数とDATE関数を併用することで、日付を条件にした計算ができます。たとえば、日付に応じて特定の期間中に割引を適用する場合、次のように設定できます。

=IFS(今日の日付<=DATE(2024, 12, 31), "年末割引適用", 今日の日付<=DATE(2024, 10, 31), "秋割適用", TRUE, "通常価格")

このように、特定の期間中に自動で割引を適用することができるため、期間限定のキャンペーンなどに便利です。


9. まとめ

IFS関数は、Googleスプレッドシートの条件分岐処理をシンプルにし、データの整理や管理を効率化するための強力なツールです。特に、複数の条件に基づいて異なる結果を返す必要がある場合には欠かせない関数です。

このブログでは、IFS関数の基本的な使い方から、日常生活での応用方法、さらにはIF関数や他のGoogleスプレッドシート関数との組み合わせについても解説しました。様々な実例を通じて、IFS関数の応用範囲の広さを感じ取っていただけたかと思います。

ぜひ、この機会にIFS関数をマスターし、日々のスプレッドシート作業をさらに効率化してみてください。条件付きの処理が必要な場面で、IFS関数を活用すれば、あなたの作業時間が短縮され、ミスのないデータ管理が実現します!

最後に、スプレッドシート作業を日常的に便利にするためのポイントとして、次の3つを意識してみてください。

● 条件の順番に注意:大きな条件から順に評価させることで、予期しない結果を防ぐ。

● エラー処理を忘れずにIFERROR関数などを使って、エラーが発生した場合の処理をあらかじめ設定しておく。

● 他の関数との併用VLOOKUPTEXTDATEなどの関数と組み合わせることで、より高度なデータ処理が可能に。

これらのポイントを活かしながら、Googleスプレッドシートでの作業をさらに効率よく、快適に進めていきましょう!

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この記事を書いた人

ドローン撮影、動画編集、サイト運営、パソコンスキルを説明紹介

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