IF関数は、スプレッドシートを使いこなす上での”魔法の呪文”みたいな存在です。
条件に応じて、答えがパッと変わるこの関数は、データ整理や計算をもっと楽しく、もっとスマートにしてくれます。
この記事では、IF関数をポップな表現で楽しく学んでいきましょう。
きっと「これ便利！」と感じるはずです。
1. IF関数の基本ルールを覚えよう！
まずは、IF関数の”お約束”から確認してみましょう。
使い方はとってもシンプル。次のように書くだけです。
=IF(条件, 条件に当てはまったときの答え, 当てはまらなかったときの答え)ちょっとこれだけじゃわかりづらいかもですね。
もう少し具体的に説明します。
・ 条件: どんな状況で分かれ道ができるかを指定します。
例えば「A1の値が10以上かどうか」を確認したいときは A1>=10 という感じで書きます。
・ 条件に当てはまったときの答え: 条件が「はい！」のときに表示させる答えやメッセージ。
・ 当てはまらなかったときの答え: 条件が「いいえ！」だったときに表示させる答えやメッセージ。
これで、IF関数を使って「もし～だったらこうする！」というのを簡単に表現できるようになるんです。
2. 実際に使ってみよう！基本のIF関数
具体的な例で見ていきましょう！
例1: 合格か不合格かを判断しちゃおう！
テストの点数が50点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示させたいときは、次のように書きます。
=IF(A1>=50, "合格", "不合格")
解説
・ A1に入っている数値が50以上だったら、「合格」って表示します。
・ 50未満だったら、「不合格」って表示する仕組みです。
あらかじめ設定しておけば、「合格か不合格か、自分で判断しなくていい！」って感動します。
例2: 元気かどうかを判定！
例えば、スプレッドシートに「気温」が入力されているとして、気温が25度以上なら「元気いっぱい」、それ以下なら「ちょっと寒い」と表示させる場合はこんな感じで書きます。
=IF(B1>=25, "元気いっぱい", "ちょっと寒い")
ここでは、B1に入っている温度をチェックして、条件によって違うメッセージを表示しているんです。
これで「今日はあったかいな～！」とか「少し寒いから上着いるかも？」なんて瞬時に判断できちゃいますよね。
3. 複数条件もお手のもの！ネストしたIF関数
「え、でも状況がもっと複雑だったらどうするの？」と思った方、安心してください。IF関数は複数の条件もバッチリ対応しています。これを「ネスト」と呼びます。要するに、IF関数の中にさらにIF関数を入れる感じです。
例3: 点数に応じて評価を変えよう！
たとえば、テストの点数に応じて「優」「良」「可」「不可」と表示させたい場合、以下のように書きます。
=IF(A1>=80, "優", IF(A1>=60, "良", IF(A1>=40, "可", "不可")))
解説
・ A1が80点以上なら「優」。
・ A1が60点以上80点未満なら「良」。
・ A1が40点以上60点未満なら「可」。
・ それ未満なら「不可」。
ネストを使うことで、条件がどんどん複雑になっても簡単に対応できちゃいます。
「優」を目指して頑張りたいところです！
4. IF関数と他の関数を組み合わせてみよう！
IF関数は、他の関数と組み合わせることで、さらにパワーアップします。
ここでは、いくつか人気の組み合わせ技をご紹介します。
例4: IFとANDを使って、もっと細かく条件を設定
例えば「A1の値が50以上かつB1の値が30以上なら ‘OK’、そうでなければ ‘NG’」という場合は次のように書きます。
=IF(AND(A1>=50, B1>=30), "OK", "NG")
AND関数は、複数の条件がすべて 合致している場合に OKを返す関数です。
これを使うと、複数の条件をクリアした結果に対しての反応を作り出すことができます。
例5: IFとORで柔軟な条件を
逆に「どちらか一方でも条件を満たせばOK！」というときには、OR関数を使います。
=IF(OR(A1>=50, B1>=30), "OK", "NG")
OR関数は、複数の条件のうち1つでも合致している場合に OKを返す関数です。
これなら、もう少しゆるい条件も設定できますね。
5. IF関数の使い方アイデア
最後に、IF関数を実生活でどのように活用できるか、いくつかアイデアをシェアします！
チェックリストで進捗管理
タスクの完了状況をIF関数で管理しましょう！「完了」「未完了」などのステータスを自動で切り替えることができます。例えば「C列にチェックが入っていたら ‘完了’、なければ ‘未完了’」という管理は、次のようにできます。
=IF(C1="✓", "完了", "未完了")
これを使えば、タスク管理がとってもシンプルに！
完了したタスクが一目でわかるので、仕事やプロジェクトの進行管理に役立ちます。
チェックをプルダウン式にしておくとさらに便利です。
予算管理
月々の出費を追跡して、予算をオーバーしたときに自動的に「注意！」などのメッセージを表示させることができます。例えば「支出が予算を超えたら ‘予算オーバー’、それ以下なら ‘問題なし’」というチェックは、次のように書けます。
=IF(D1>E1, "予算オーバー", "問題なし")
これで、毎月の支出が予算内に収まっているかどうか、ぱっと見てわかるようになります。
予算を守る助けになりますね！
成績管理
生徒やチームの成績を自動で評価するシステムを作成できます。
例えば、ある得点が合格ラインを超えていれば「合格」、そうでなければ「不合格」と表示させることができます。
=IF(F1>=60, "合格", "不合格")
これで試験の採点や評価がスムーズに進み、全体の状況を一目で把握できるようになります。
判定結果をもっと目立たせる際には、条件付き書式を使って、合格を青、不合格を赤のように色を付けるとGood！
在庫管理に活用
例えば、在庫が一定数を下回ったら「再注文が必要」と自動で通知したい場合、IF関数を使ってアラートを設定できます。たとえば、在庫数が10未満になったときに「要注文」と表示し、それ以上なら「在庫あり」と表示させる場合は次のように書きます。
=IF(G1<10, "要注文", "在庫あり")
これを使えば、在庫の状況を自動的にチェックでき、足りなくなったタイミングで即座に対応することができます。店舗やオフィスでの在庫管理が一段と効率的になりますよ！
勤務時間の自動管理
勤務時間の計算もIF関数で自動化できます。
例えば、社員の勤務時間が8時間を超えたら「残業」と表示し、それ以下なら「定時」と表示するようなシンプルな勤務時間管理をすることも可能です。
=IF(H1>8, "残業", "定時")
これで、社員の働き方を簡単にモニタリングできます。
特に、残業時間を追跡して働きすぎを防ぎたい場合などに便利です。
6. まとめ
IF関数は、スプレッドシートでデータを管理したり、条件に基づいて結果を表示したりする際に大活躍するツールです。シンプルな条件から複雑な論理式まで、さまざまなシチュエーションで使えるので、ぜひマスターしてみてください。慣れてくると、手作業では面倒だった作業がどんどん自動化されて、スプレッドシートが一層便利なものになります。
あなたも、IF関数を使ってスプレッドシートをさらにパワフルにカスタマイズしちゃいましょう！
ほかにも役立つ情報を発信していきます。
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