Googleスプレッドシートの革命ツール!INPORTRANGE関数で実現するデータ連携の新常識

はじめに

Googleスプレッドシートは、クラウドベースでありながら、Excelに匹敵する強力な機能を提供しており、特にそのクラウド機能によってチームでの共同作業が容易です。その中でも、INPORTRANGE関数はデータの参照や連携を強力にサポートする機能の一つです。

Excelではデータを他のシートやファイルから手動で取り込むことが必要ですが、GoogleスプレッドシートではINPORTRANGEを使えば、URL指定するだけで他のスプレッドシートからデータをリアルタイムで取り込めます。この記事では、INPORTRANGEの仕組みから実際の使用例、Excelとの違い、さらにはデメリットとその対策まで、徹底的に解説します。


目次

1. INPORTRANGE関数とは?

INPORTRANGE関数は、Googleスプレッドシートに特有の機能であり、他のスプレッドシートからデータをインポートし、リアルタイムでそのデータを参照するための関数です。この関数を使えば、複数のスプレッドシートに分散されたデータを一つに集約し、作業を効率化できます。

1.1 INPORTRANGEの基本構文

=IMPORTRANGE("スプレッドシートURL", "範囲")

スプレッドシートURL:取り込みたいデータが含まれているGoogleスプレッドシートのURLを指定。
● 範囲:シート名とセル範囲を指定(例:’シート1′!A1:B10)

1.2 基本的な動作

INPORTRANGE関数は、他のスプレッドシートに保存されているデータをリアルタイムで取得し、常に最新の情報を元にデータを参照することができます。また、リンク先のスプレッドシートが更新されると、自動的にその変更が反映されるため、手動でデータを更新する必要がありません。


2. INPORTRANGE関数の基本的な使い方

INPORTRANGEを使うことで、別のスプレッドシートに保存されているデータを自動的に取得し、連携することができます。ここでは、基本的な使い方を実例とともに解説します。

実例1:部署ごとのデータを統合

たとえば、会社の複数の部署がそれぞれ別々に売上データを管理しているとします。各部署のデータを一つに集約することで、全体の売上を把握したい場合、INPORTRANGEを活用することで、自動的にデータを同期できます。

営業部のスプレッドシート

日付売上担当者
2024/01/01500,000佐藤
2024/01/02400,000鈴木

企画部のスプレッドシート

日付売上担当者
2024/01/01300,000高橋
2024/01/02350,000田中

これらのデータを一つのスプレッドシートに集約するために、INPORTRANGE関数を次のように使います。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/営業部スプレッドシートID", "シート1!A1:C2")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/企画部スプレッドシートID", "シート1!A1:C2")

この関数を用いることで、集約シートには各部署の売上データが自動的に反映され、全体の売上状況を把握することができます。


実例2:売上データの自動集約

会社全体で行っている月次売上データを、各営業担当がそれぞれのシートに入力しているとします。これを、部門ごとに分かれているシートから一つのメインシートに自動的に集約することで、経営陣が簡単に全体の売上を把握できるようにします。

営業部の売上データ

日付売上担当者
2024/01/01100,000鈴木
2024/01/02120,000佐藤

マーケティング部の売上データ

日付売上担当者
2024/01/0180,000加藤
2024/01/0290,000小林

これらのデータを全体売上シートに自動で集約する場合、INPORTRANGE関数を使用します。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/営業部のシートID", "シート1!A2:C3")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/マーケティング部のシートID", "シート1!A2:C3")

INPORTRANGEはこれにより、複数の部門の売上データを一箇所に集約し、管理職がリアルタイムで売上状況を確認することができます。


3. INPORTRANGE関数の応用例

3.1 複数のプロジェクトシートの集約

プロジェクトが複数同時進行している場合、各プロジェクトの進捗状況を把握するために、INPORTRANGEでプロジェクト管理シートを一つにまとめることができます。

各プロジェクトのスプレッドシート

プロジェクトA:進行中のタスクと進捗率を管理
プロジェクトB:完了済みタスクを管理

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/プロジェクトAシートID", "シート1!A1:C10")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/プロジェクトBシートID", "シート1!A1:C10")

これにより、プロジェクト全体管理シートに両方のプロジェクトの進捗がリアルタイムで集約されます。


3.2 クラウドデータのリアルタイム管理

INPORTRANGEを活用すると、外部のスプレッドシートのデータを常に最新の状態で保持し、リアルタイムで確認できます。これにより、例えば商品の在庫状況をクラウド上で管理し、どのデバイスからでもすぐに参照できるようになります。

在庫管理のスプレッドシート

商品名在庫数
ノートPC25
スマホ50

INPORTRANGEを使用してこの在庫データをリアルタイムで取り込みます。

4. Excelとの比較:Excelにはない利点

4.1 Excelに存在しないINPORTRANGEの強力さ

Excelでは、他のブックからデータを取り込む際にはVLOOKUPINDEX/MATCHのような関数を駆使して手動で設定するか、外部データリンクを作成する必要があります。しかし、GoogleスプレッドシートのINPORTRANGEは、リンクを作成するだけでデータをリアルタイムに取り込むことが可能です。

さらに、Excelでは外部ファイルを扱う場合、手動で更新が必要になる場合がありますが、INPORTRANGEはクラウドベースで自動更新されるため、データ管理が非常に効率的です。

以下に、INPORTRANGE関数の実例も含めたブログ記事を1万文字を目安に作成しました。各章に具体的な使用例を追加し、実際のデータ参照方法を視覚的に説明しながら、INPORTRANGEの利便性を強調しています。

はじめに

Googleスプレッドシートは、クラウドベースでありながら、Excelに匹敵する強力な機能を提供しており、特にそのクラウド機能によってチームでの共同作業が容易です。その中でも、INPORTRANGE関数はデータの参照や連携を強力にサポートする機能の一つです。

Excelではデータを他のシートやファイルから手動で取り込むことが必要ですが、GoogleスプレッドシートではINPORTRANGEを使えば、URL指定するだけで他のスプレッドシートからデータをリアルタイムで取り込めます。この記事では、INPORTRANGEの仕組みから実際の使用例、Excelとの違い、さらにはデメリットとその対策まで、徹底的に解説します。


1. INPORTRANGE関数とは?

INPORTRANGE関数は、Googleスプレッドシートに特有の機能であり、他のスプレッドシートからデータをインポートし、リアルタイムでそのデータを参照するための関数です。この関数を使えば、複数のスプレッドシートに分散されたデータを一つに集約し、作業を効率化できます。

1.1 INPORTRANGEの基本構文

excelコードをコピーする=IMPORTRANGE("スプレッドシートURL", "範囲")
  • スプレッドシートURL:取り込みたいデータが含まれているGoogleスプレッドシートのURLを指定。
  • 範囲:シート名とセル範囲を指定(例:'シート1'!A1:B10

1.2 リアルタイムでのデータ更新

INPORTRANGEの優れた特徴は、元データが更新されると自動的にインポート先にも反映されることです。これにより、複数のファイルでデータを手動で同期する必要がなく、特に多くのスプレッドシートで分散しているデータを扱う場合に非常に有効です。


2. INPORTRANGE関数の基本的な使い方

INPORTRANGEを使うことで、別のスプレッドシートに保存されているデータを自動的に取得し、連携することができます。ここでは、基本的な使い方を実例とともに解説します。

実例1:部署ごとのデータを統合

たとえば、会社の複数の部署がそれぞれ別々に売上データを管理しているとします。各部署のデータを一つに集約することで、全体の売上を把握したい場合、INPORTRANGEを活用することで、自動的にデータを同期できます。

営業部のスプレッドシート

日付売上担当者
2024/01/01500,000佐藤
2024/01/02400,000鈴木

企画部のスプレッドシート

日付売上担当者
2024/01/01300,000高橋
2024/01/02350,000田中

これらのデータを一つのスプレッドシートに集約するために、INPORTRANGE関数を次のように使います。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/営業部スプレッドシートID", "シート1!A1:C2")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/企画部スプレッドシートID", "シート1!A1:C2")

この関数を用いることで、集約シートには各部署の売上データが自動的に反映され、全体の売上状況を把握することができます。


実例2:売上データの自動集約

会社全体で行っている月次売上データを、各営業担当がそれぞれのシートに入力しているとします。これを、部門ごとに分かれているシートから一つのメインシートに自動的に集約することで、経営陣が簡単に全体の売上を把握できるようにします。

営業部の売上データ

日付売上担当者
2024/01/01100,000鈴木
2024/01/02120,000佐藤

マーケティング部の売上データ

日付売上担当者
2024/01/0180,000加藤
2024/01/0290,000小林

これらのデータを全体売上シートに自動で集約する場合、INPORTRANGE関数を使用します。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/営業部のシートID", "シート1!A2:C3")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/マーケティング部のシートID", "シート1!A2:C3"

INPORTRANGEはこれにより、複数の部門の売上データを一箇所に集約し、管理職がリアルタイムで売上状況を確認することができます。


3. INPORTRANGE関数の応用例

3.1 複数のプロジェクトシートの集約

プロジェクトが複数同時進行している場合、各プロジェクトの進捗状況を把握するために、INPORTRANGEでプロジェクト管理シートを一つにまとめることができます。

各プロジェクトのスプレッドシート

プロジェクトA:進行中のタスクと進捗率を管理
● プロジェクトB:完了済みタスクを管理

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/プロジェクトAシートID", "シート1!A1:C10")
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/プロジェクトBシートID", "シート1!A1:C10")

これにより、プロジェクト全体管理シートに両方のプロジェクトの進捗がリアルタイムで集約されます。


3.2 クラウドデータのリアルタイム管理

INPORTRANGEを活用すると、外部のスプレッドシートのデータを常に最新の状態で保持し、リアルタイムで確認できます。これにより、例えば商品の在庫状況をクラウド上で管理し、どのデバイスからでもすぐに参照できるようになります。

在庫管理のスプレッドシート

商品名在庫数
ノートPC25
スマホ50

INPORTRANGEを使用してこの在庫データをリアルタイムで取り込みます。

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/在庫管理シートID", "シート1!A1:B10")

4. Excelとの比較:Excelにはない利点

4.1 Excelに存在しないINPORTRANGEの強力さ

Excelでは、他のブックからデータを取り込む際にはVLOOKUPINDEX/MATCHのような関数を駆使して手動で設定するか、外部データリンクを作成する必要があります。しかし、GoogleスプレッドシートのINPORTRANGEは、リンクを作成するだけでデータをリアルタイムに取り込むことが可能です。

さらに、Excelでは外部ファイルを扱う場合、手動で更新が必要になる場合がありますが、INPORTRANGEはクラウドベースで自動更新されるため、データ管理が非常に効率的です。

Excelの方法:

● Excelでは、外部ファイルからのデータ取り込みにPower Queryや手動のデータリンクが必要です。
● Googleスプレッドシートは、URLを指定して他のシートから直接データをインポートでき、更新のたびにリアルタイムで反映されます。


5. INPORTRANGE関数のメリットとデメリット

5.1 メリット

リアルタイムデータ更新:他のスプレッドシートで変更があった場合、自動的にその変更が反映されるため、手動での更新が不要です。

データの一元管理:複数のシートに分散しているデータを1つのシートにまとめて管理することが可能です。

Googleエコシステムとの相性抜群:Googleフォームや他のGoogleツールと組み合わせてデータをリアルタイムで取り込めるため、特にクラウド上での作業に優れています。


5.2 デメリット

大規模データに弱い:非常に大きなデータセットをインポートすると、スプレッドシートの読み込み速度が遅くなる可能性があります。

権限の設定が必要:INPORTRANGEを使用する際には、共有権限を適切に設定しなければ、データが参照できません。

Excelとの互換性なし:Excelファイルへのデータインポートは、GoogleスプレッドシートのINPORTRANGEと互換性がないため、Excelユーザーにデータを共有する際には別の方法が必要です。


6. 他の関数との組み合わせで活用する方法

INPORTRANGEは他のGoogleスプレッドシートの関数と組み合わせることで、さらなる可能性を引き出せます。特にQUERY関数FILTER関数と組み合わせることで、取り込んだデータをフィルタリングして必要なデータだけを表示するなど、高度な操作が可能です。

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートID", "シート1!A1:C100"), "SELECT Col1, Col2 WHERE Col3 > 1000")

7. まとめ:INPORTRANGEをマスターして効率化を図ろう

INPORTRANGE関数は、Googleスプレッドシートならではの強力なデータ連携機能であり、他のツールにはない特徴を備えています。特に、複数のデータソースをリアルタイムで統合し、一元管理できる点が大きな魅力です。適切に活用することで、データ管理の効率化が実現し、日常業務の生産性を大幅に向上させることができるでしょう。

● リアルタイムでデータ更新が反映される
● 複数のスプレッドシートのデータを一元管理できる
● GoogleドライブやGoogleフォームと連携しやすい
● シンプルな構文で簡単にデータを取得できる
● 複数ユーザーとデータを簡単に共有できる
● 無料で使用可能(コスト削減につながる)

● 大規模データの処理が遅くなる
● 共有権限の設定が必要で手間がかかる
● インターネット接続が必須
● Excelとの互換性がない
● 参照元のデータが削除されるとデータが参照できなくなる
● 大量データのインポートで使用制限に達する可能性がある

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この記事を書いた人

ドローン撮影、動画編集、サイト運営、パソコンスキルを説明紹介

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