VLOOKUPを使いこなそう!Googleスプレッドシートで一瞬で情報検索!【簡単・便利】

1. VLOOKUP関数って何?

まず最初に、VLOOKUPがどんなものなのか簡単に説明します!

VLOOKUPは、Googleスプレッドシートの中で「このデータ、どこにあるの?」といった検索をサクッと行える便利な関数です。たとえば、商品IDや社員番号を使って、そのIDに対応するデータ(価格や名前など)を素早く取得することができます。

基本構文

=VLOOKUP(検索値, 検索範囲, 列番号, [検索の型])

ちょっと難しそうに見えますが、慣れれば超簡単!それぞれの要素はこんな感じです:

  • 検索値:探したいデータ(例:商品IDや顧客ID)
  • 検索範囲:データが入っているエリア(この範囲の1列目で検索が行われます)
  • 列番号:結果を返したい列の番号(列番号は1から数えます)
  • 検索の型:通常はFALSEを使って完全一致を探します(TRUEは近似値を探す場合に使いますが、日常的にはほぼFALSEでOK)

2. VLOOKUP関数の使い方の基本

では、具体的にどんなふうに使うのか見ていきましょう!例えば、商品リストがあったとして、商品IDを使ってその商品の価格をサッと検索したい時にVLOOKUPが活躍します。

例:商品リスト

商品ID商品名価格
1001ノートPC100,000
1002タブレット50,000
1003スマホ80,000

ここで、商品ID「1002」の価格を知りたいときは、次のようにVLOOKUPを使います。

=VLOOKUP(1002, A2:C4, 3, FALSE)

この式では、商品ID「1002」を検索し、その行の3列目(価格「50,000」)を返してくれます!まるで魔法のようですね。


3. VLOOKUPを使った便利な実例5選

VLOOKUPを使いこなすと、日常業務から個人のデータ管理まで、さまざまな場面で大活躍します。ここでは、VLOOKUPを使った便利な実例を5つ紹介します。これらの使い方を参考にして、スプレッドシートでのデータ処理をもっと楽しく、効率的にしていきましょう!

1. 商品在庫管理

商品在庫を管理するとき、商品IDごとに在庫数や発注状況をチェックすることがよくあります。VLOOKUPを使えば、商品IDを入力するだけで、簡単に在庫数を自動取得し、必要に応じて発注をかけることができます。

例:商品在庫リスト
商品ID商品名在庫数
1001ノートPC15
1002タブレット30
1003スマホ20

ここで、商品ID「1003」(スマホ)の在庫数を調べたい場合、次のようにVLOOKUPを使います。

=VLOOKUP(1003, A2:C4, 3, FALSE)

この式は、商品ID「1003」を検索し、対応する在庫数「20」を返します。これで、在庫数がすぐに確認でき、発注タイミングも見逃しません。


2. 顧客管理

顧客情報を管理するときに、顧客IDからその人の氏名や連絡先を素早く確認できると便利ですよね。VLOOKUPを使えば、顧客IDを入力するだけで、他の情報を一瞬で引き出すことができます。

顧客ID顧客名連絡先
101山田080-1234-5678
102佐藤090-8765-4321
103鈴木080-5678-1234

顧客ID「102」(佐藤)の連絡先を取得するには、次のように入力します。

=VLOOKUP(102, A2:C4, 3, FALSE)

これにより、佐藤さんの連絡先「090-8765-4321」が返されます。顧客対応の際に役立ちますし、電話やメール対応も素早く行えます。


3. 成績管理

学生や社員の成績や評価を管理する場合、個別の成績や評価を検索する場面は頻繁にあります。VLOOKUPを使えば、学生IDや社員IDを入力するだけで、その人の成績や評価をすぐに引き出せます。

学生ID名前数学英語
201田中8578
202中村9288
203高橋7991

たとえば、学生ID「202」(中村)の英語の成績を取得したい場合は、次のようにVLOOKUPを使います。

=VLOOKUP(202, A2:D4, 4, FALSE)

この式により、英語の成績「88」が返されます。これにより、各生徒の成績を簡単に管理でき、クラス全体のパフォーマンスを迅速に確認できます。


4. 社員データベース管理

社員のデータベースでは、社員IDを元に所属部署や電話番号、役職などを検索することが一般的です。VLOOKUPを使えば、社員のIDを入力するだけで、すぐに必要な情報を取得できます。

社員ID氏名部署電話番号
301佐藤営業03-1234-5678
302鈴木人事03-8765-4321
303田中経理03-5678-1234

社員ID「302」(鈴木)の部署名を検索する場合、次のように設定します。

=VLOOKUP(302, A2:D4, 3, FALSE)

これで、「人事」という部署名が返されます。会社全体のデータ管理や迅速な情報共有にも役立ちます。


5. 購入履歴の追跡

VLOOKUPを使えば、購入履歴の管理も簡単。例えば、購入IDを入力するだけで、誰が何を購入したのかを瞬時に確認できます。

購入ID顧客名商品名購入日
501田中ノートPC2023/05/20
502佐藤タブレット2023/06/15
503山田スマホ2023/07/10

ここで、購入ID「503」の購入情報を取得したい場合、次のように設定します。

=VLOOKUP(503, A2:D4, 4, FALSE)

これにより、購入日「2023/07/10」が返されます。販売データの追跡や購入履歴のチェックが迅速に行えるため、営業やサポート業務にも大いに役立ちます。

これらの実例を使えば、日常業務やプライベートでのデータ管理がグンと効率的に!VLOOKUPはシンプルながらも、使い方次第で驚くほど多くの場面で役立ちます。ぜひこれらのシチュエーションを参考に、自分のデータ管理にVLOOKUPを活用してみてください!


4. よくあるエラーとその対策

VLOOKUPを使っていると、「あれ、なんかエラー出てる…」ってことがたまにあります。ここでは、よくあるエラーとその対策を紹介します!

1. #N/Aエラー

検索値が見つからない場合に出るエラーです。これを回避するために、IFERROR関数を使ってエラー時の対応を決めておきましょう。
IFERRORはどんな関数とも組み合わせが有効な手段です、是非この機会に覚えましょう。

=IFERROR(VLOOKUP(A2, B2:D10, 2, FALSE), "データがありません")

これで、検索値が見つからない場合でも、「データがありません」と表示されるので、安心です!

2. 列番号の設定ミス

列番号を間違えると、間違ったデータが返されるかエラーが出るので注意!列番号は、検索範囲の左から数えて指定します。


5. VLOOKUPの限界と解決法

VLOOKUPは便利ですが、できないこともあります。ここでは、その限界と、どうやってその壁を乗り越えるかを説明します。

1. 左側の列を検索できない

VLOOKUPは、検索範囲の左側でしか検索できません。右側の列を検索したい場合は、データを並べ替えるか、INDEXMATCHを組み合わせて使いましょう。

=INDEX(範囲, MATCH(検索値, 別の範囲, 0))

2. 複数条件での検索ができない

VLOOKUPは1つの条件しか使えません。複数の条件で検索したい場合は、FILTER関数を使うのがおすすめです。

=FILTER(範囲, 条件1, 条件2)

6. 他の関数と組み合わせることでさらに強力に!

VLOOKUPは単体でも便利ですが、他の関数と組み合わせることでさらに強力になります。

1. IF関数と組み合わせる

条件に応じて、違うリストからデータを引き出すことができます。

=IF(B2="VIP", VLOOKUP(A2, VIPリスト, 2, FALSE), VLOOKUP(A2, 一般リスト, 2, FALSE))

これで、VIP顧客か一般顧客かを判断して、それぞれのリストから情報を取得できます。

2. IFERROR関数と組み合わせる

エラーが発生したときの対応を指定できます。

=IFERROR(VLOOKUP(A2, B2:D10, 2, FALSE), "該当なし")

エラーが出る代わりに「該当なし」と表示されるので、スムーズな作業が可能に。


7. 進化した関数「XLOOKUP」との違い

最近登場したXLOOKUPは、VLOOKUPの進化版ともいえる関数です。VLOOKUPではできなかったこともXLOOKUPで解決できます!

1. 縦・横どちらでも検索可能!

XLOOKUPは縦だけでなく横方向の検索も可能。さらに、左側の列も検索できるので、より柔軟です。

2. 完全一致か近似値かも自動調整

XLOOKUPは、結果が見つからない場合にもデフォルトでエラーメッセージを表示できます。

=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り値範囲, "データがありません")

8. まとめ:VLOOKUPでスプレッドシートをもっと使いこなそう!

VLOOKUP関数を使いこなせば、Googleスプレッドシートでのデータ処理が劇的にスムーズになります。商品管理、顧客データの検索、在庫チェック、成績管理など、あらゆるシーンで活躍すること間違いなし!

ぜひ、今日からVLOOKUPを試してみて、あなたのデータ管理をレベルアップさせてください!

よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!

この記事を書いた人

ドローン撮影、動画編集、サイト運営、パソコンスキルを説明紹介

コメント

コメントする

目次